La transition numérique (ou digitale) suppose une véritable transformation des modes de fonctionnements de certaines entreprises, pour les rendre plus compétitives. Entre volonté d’y répondre, scepticisme et difficulté de mise en place, les entrepreneurs s’interrogent.
Entreprises : vers une digitalisation totale ?
La loi sur la transition numérique a été progressive, mais elle exhortait, petit à petit, les entreprises, en fonction de leur taille, à dématérialiser leur facturation clientèle. Celle-ci ne pouvait plus, comme avant ; si c’était la façon usuelle de procéder ; être envoyée par voie postale, mais devait faire l’objet d’un envoi dématérialisé, en utilisant une boite mail.
Les pouvoirs publics souhaitent ce changement pour diverses raisons. La dématérialisation permettrait de réduire certains coûts, de gagner en rapidité, mais aussi d’avoir une meilleure gestion de ses documents. Il faut donc que les entreprises élaborent une e-administration efficace, pour pouvoir trouver tous les documents de l’entreprise en quelques instants ; que ce soit dans le cadre de leur fonctionnement habituel ou pour les présenter si une administration ou un client les réclame.
Mais cela sous-tend donc qu’il faille numériser tous les documents ayant une valeur légale (archives), sachant que ces documents papier ; faute de temps ; sont souvent relégués dans une pièce, sans ordre précis. Faut-il, par ailleurs, les supprimer, ces documents papier, une fois qu’ils seront numérisés ?
Archives : que faut-il faire à l’ère du tout numérique ?
Beaucoup d’entrepreneurs se trouvent face à un problème de taille. Ils sont tenus légalement de penser « numérique » à présent, alors que pour beaucoup d’entre eux ; ils n’ont même pas de site internet pour mettre en valeur leur savoir-faire ou leurs produits. Or, la nouvelle façon de consommer se fait par Internet. Il est donc essentiel de saisir tous les enjeux ; surtout économiques ; que la loi sur la transition numérique permet de mettre en place.
Mais comment répondre à ces exigences alors même que les archives papier ne font pas l’objet d’un tri régulier ; ne sont pas supprimées quand les documents n’ont plus de valeur légale. On sait qu’une personne peut perdre un quart de son temps productif à chercher un document où se trouve une information et ce, quelquefois en vain, puisque 3% des archives sont supprimées par erreur.
Pour pallier à ce problème, les entreprises peuvent néanmoins compter sur des alliés quelquefois inconnus : les sociétés d’archivage.
Elles n’ont pas attendu cette fameuse loi pour être sur le devant de la scène car les prestations proposées aux structures professionnelles (musées, collectivités, hôpitaux, entreprises) sont étendues et soulagent les chefs d’entreprise.
Récolement des archives, pour ne conserver que les documents encore en cours de validité, classement et numérisation, rangement n’en sont que quelques exemples, sans avoir à embaucher. Il s’agit là de l’externalisation d’une tâche.
Les archives papiers doivent être conservées. Pour autant, elles prennent beaucoup de place. Avec le transfert d’archives, les professionnels trouvent une alternative intéressante pour être efficace, gagner de la place, tout en répondant aux exigences de la loi.